Drucklayouts
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Ein Drucklayout ist Ihr Briefpapier: Es legt Papierformat, Ränder, Schrift sowie Kopfbereich, Fussbereich und Hintergrund fest. Den eigentlichen Inhalt – Rechnungspositionen, Brieftext, Rezept – setzt TCMSOFT selbst in die Mitte der Seite. So sehen alle Ausdrucke der Praxis einheitlich aus, und Sie ändern das Briefpapier an einer Stelle.
Wofür die Drucklayouts verwendet werden
Ein Layout wirkt erst, wenn Sie es an der passenden Stelle als Druckvorlage auswählen:
| Ausdruck | Wo Sie das Layout auswählen |
|---|---|
| Akteneinträge: Dokumentation, chinesisches Rezept, Brief, AU, Attest, Überweisung, westliches Rezept, Biometrie, Formular, Messung, Laborbefund, DICOM-Bilder | Dokumentationstypen: Druckvorlage und Gewählte Vorlage für Emailversand je Typ |
| Laborblatt (kumulativer Laborverlauf) | wie der Dokumentationstyp „Laborbefund“ |
| Rechnung, Stornorechnung, Ausfallrechnung, Mahnung | Rechnungsvorlage: Karten Druck, Ausfallrechnung und Mahnung |
| Schreiben an den Anwalt (Mahnstufe 4) | nutzt die Druckvorlage der Mahnung, die Rechnungskopie die der Rechnung |
| Behandlungsverträge | Verträge: Druckvorlage |
| Terminzettel | Betriebsstätte bzw. Leistungserbringer: Karte Terminzettel |
Welche Akteneinträge es gibt, hängt von Ihrer Edition ab. Der Medikationsplan nutzt kein Drucklayout, sein Aussehen ist gesetzlich vorgegeben.
Die Liste
Die Liste zeigt Name und Beschreibung jedes Layouts. Oben stehen Neu, Duplizieren und das Suchfeld. Duplizieren legt eine Kopie des markierten Layouts mit dem Zusatz „(Kopie)“ an – mit allen Einstellungen, auch Drucker, Duplex und Papierfach – und öffnet sie sofort. Mit einem Doppelklick öffnen Sie ein Layout.
Drucklayout anlegen
- Klicken Sie auf Neu – oder markieren Sie ein ähnliches Layout und klicken Sie auf Duplizieren.
- Im Reiter Vorlage tragen Sie Name und Seiteneinstellungen ein.
- Gestalten Sie die Reiter Kopfbereich, Fussbereich und Hintergrund – selbst oder mit Vorlage laden.
- Prüfen Sie das Ergebnis mit Druckvorschau.
- Klicken Sie auf Speichern.
- Wählen Sie das Layout an der passenden Stelle als Druckvorlage aus (Tabelle oben).
Reiter „Vorlage“
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Name | Pflicht. Unter diesem Namen wählen Sie das Layout in den Vorlagen aus. |
| Bezeichnung | Beschreibung, erscheint in der Liste als Beschreibung. |
| Papierformat | Din A4, Din A5 oder Din A6. Beim Drucken wählt das Druckfenster dieses Format vor, wenn der Drucker es anbietet (siehe Drucker › Papierformat). |
| Papierausrichtung | Hochformat oder Querformat. |
| Links, Rechts, Oben, Unten (Ränder) | Seitenränder in Millimetern. |
| Standardschriftart | Name der Schrift, z. B. Arial, Calibri oder Times New Roman. Ist sie nicht installiert, druckt TCMSOFT mit einer gleichwertigen freien Schrift; der Hinweis unter dem Feld nennt dann die Ersatzschrift. |
| Standardschriftgröße | Schriftgröße in Punkt. |
Karte „Drucken“
Hier legen Sie fest, womit das Druckfenster vorbelegt ist, wenn mit diesem Layout gedruckt wird – zum Beispiel alle Rezepte auf dem Rezeptdrucker am Empfang, aus dem zweiten Fach. Im Druckfenster können Sie im Einzelfall trotzdem einen anderen Drucker wählen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Drucker | Kein fester Drucker – wie zuletzt an diesem Arbeitsplatz (Standard): Das Druckfenster schlägt den Drucker vor, mit dem am jeweiligen Rechner zuletzt gedruckt wurde (siehe Drucker). Oder ein fester Drucker, angezeigt als „Arbeitsplatz – Drucker“. Angeboten werden die Drucker der Arbeitsplätze, die gerade verbunden sind. Ist der eingetragene Arbeitsplatz aus, steht er mit dem Zusatz „(gerade nicht erreichbar)“ da und bleibt eingetragen. |
| Duplex | Wie am Drucker eingestellt (Standard), Einseitig, Beidseitig, lange Kante oder Beidseitig, kurze Kante. Beidseitig druckt nur ein Drucker, der das kann. |
| Papierfach | Nur mit festem Drucker. Automatisch oder eines der Fächer, die der Drucker meldet. Wählen Sie einen anderen Drucker, steht das Fach wieder auf Automatisch, wenn der neue Drucker es nicht hat. Mit Briefpapier ist es das Fach mit dem Normalpapier für die Folgeseiten. |
| Erste Seite auf Briefpapier | Das erste Blatt kommt aus dem Fach mit dem Briefpapier, die übrigen Seiten auf Normalpapier. Beidseitig („Beidseitig, …“ unter Duplex) steht Seite 2 auf der Rückseite des Briefpapiers. Im Druckfenster lässt es sich im Einzelfall ausschalten. |
| Fach für Briefpapier | Nur mit festem Drucker und eingeschaltetem Briefpapier: das Fach, in dem das Briefpapier liegt. Wie am Arbeitsplatz gemerkt nimmt das Fach, das zuletzt im Druckfenster für diesen Drucker gewählt wurde. Ohne festen Drucker wählen Sie das Fach beim ersten Druck im Druckfenster; danach merkt sich jeder Arbeitsplatz für seinen Drucker das Briefpapierfach und die Papierzufuhr der Folgeseiten. |
Tipp: Die Druckvorlage für Briefpapier braucht keinen gescannten Briefkopf im Hintergrund, sonst steht er doppelt auf dem Papier. Für den E-Mail-Versand nehmen Sie ein Layout mit Briefkopf (beim Dokumentationstyp unter Gewählte Vorlage für Emailversand).
Ist der feste Drucker beim Drucken nicht erreichbar, nimmt das Druckfenster denselben Drucker am eigenen Arbeitsplatz, wenn er dort eingerichtet ist (etwa ein Netzwerkdrucker), sonst den zuletzt benutzten und zeigt einen Hinweis.
Kopfbereich, Fussbereich und Hintergrund
- Kopfbereich steht oben auf jeder Seite, z. B. Logo und Praxisname.
- Fussbereich steht unten auf jeder Seite, z. B. Bankverbindung, Seitenzahl.
- Hintergrund liegt hinter der ganzen Seite, z. B. ein eingescanntes Briefpapier oder ein Wasserzeichen.
Alle drei Reiter bearbeiten Sie im gleichen Layout-Designer. Er hat drei Bereiche:
- links die Bausteine Text, Bild und Linie,
- in der Mitte den Aufbau aus Zeilen und Spalten,
- rechts die Eigenschaften des gewählten Elements.
Aufbau: Zeilen, Spalten, Inhalte
- Klicken Sie auf Zeile hinzufügen (bzw. das Plus oben).
- Mit dem Plus an der Zeile (Spalte hinzufügen) teilen Sie die Zeile in mehrere Spalten nebeneinander.
- Ziehen Sie einen Baustein (Text, Bild, Linie) mit der Maus in eine Spalte. Mehrere Inhalte in einer Spalte stehen untereinander.
- Klicken Sie ein Element an, um rechts seine Eigenschaften einzustellen.
Zeilen, Spalten und Inhalte lassen sich an den Griffpunkten (die sechs Punkte links) verschieben und über den Papierkorb (Zeile löschen, Spalte löschen, Item entfernen) löschen. Alles löschen leert den ganzen Bereich.
Einen Inhalt (Text, Bild, Linie) ziehen Sie am Griffpunkt auch in eine andere Spalte – in derselben oder in einer anderen Zeile, auch in eine leere Spalte. Seine Einstellungen (Schrift, Abstände, Bedingungen) nimmt er mit.
Kopieren und einfügen
So wiederholen Sie Bereiche, ohne sie neu aufzubauen – innerhalb eines Bereichs, von Kopf nach Fuß oder Hintergrund und in ein anderes Drucklayout:
- Klicken Sie an, was Sie kopieren möchten: einen Inhalt, eine Spalte oder eine Zeile.
- Klicken Sie oben auf Kopieren (oder drücken Sie Strg+C). Ist nichts ausgewählt, kopiert TCMSOFT den ganzen Bereich. Layout kopieren kopiert immer alle Zeilen des Bereichs.
- Wechseln Sie zum Ziel – einen anderen Reiter oder ein anderes Drucklayout – und klicken Sie dort an, wo die Kopie hin soll.
- Klicken Sie auf Einfügen (oder Strg+V).
| Kopiert | Landet beim Einfügen |
|---|---|
| Inhalt | hinter dem ausgewählten Inhalt bzw. am Ende der ausgewählten Spalte; ist eine Zeile ausgewählt, in ihrer ersten Spalte |
| Spalte | hinter der ausgewählten Spalte bzw. am Ende der ausgewählten Zeile |
| Zeile oder ganzer Bereich | hinter der Zeile, in der die Auswahl liegt |
Ist im Ziel nichts ausgewählt, kommt die Kopie ans Ende – ein Inhalt oder eine Spalte in einer neuen Zeile. Eine Kopie lässt sich beliebig oft einfügen. Unter der Leiste steht nach jedem Schritt, was kopiert bzw. eingefügt wurde.
Hinweis: Strg+C und Strg+V wirken, wenn Sie zuvor in den mittleren Bereich des Designers geklickt haben. In den Eingabefeldern rechts kopieren sie wie gewohnt Text. Die Kopie bleibt im aktuellen Browserfenster erhalten, auch wenn Sie zu einem anderen Drucklayout wechseln. Öffnen Sie TCMSOFT über die HTTPS-Adresse, legt der Designer die Kopie zusätzlich in die Zwischenablage des Computers – dann können Sie sie auch in einem anderen Browserfenster einfügen. Ob das geklappt hat, zeigt die Meldung unter der Leiste: Nur dann nennt sie auch „in einem anderen Fenster“.
Wenn das Kopieren nicht klappt, sagt der Designer es unter der Leiste:
| Meldung | Was tun |
|---|---|
| „Es gibt nichts zu kopieren - das Layout ist leer.“ | Erst Zeilen und Inhalte anlegen, dann kopieren. |
| „… ist zu groß für die Zwischenablage des Browsers - meist wegen eines großen Bildes. …“ | Kopieren Sie den Bereich ohne das Bild und laden Sie das Bild im Ziel neu hoch. |
Eigenschaften einer Spalte
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Breite | Flexibel (teilt sich den Platz), Fest (feste Breite in mm, Feld Feste Breite) oder Auto (so breit wie der Inhalt). |
| Sichtbar auf Seite | Alle, Nur 1. Seite oder Ab 2. Seite. |
Eigenschaften eines Inhalts
| Bereich | Einstellungen |
|---|---|
| Inhalt | Bei Text: der Text mit Platzhaltern. Bei Bild: Bildvariable oder Bild-Upload. Bei Linie: Linienstärke in Punkt. |
| Textstil | Schriftart, Schriftgrösse, Schriftfarbe, Stil, Ausrichtung (Links, Mitte, Rechts), Verhalten „Kein Platz wenn leer“. Bei Stil schalten Sie Fett, Kursiv und Halbfett einzeln ein und aus: Ein Klick schaltet ein (der Knopf wird farbig), ein zweiter Klick wieder aus – zum Beispiel fett und kursiv zugleich. Fett und Halbfett schließen sich aus: Es gilt der zuletzt eingeschaltete. |
| Ausrichtung | Bei Bildern: Links, Mitte, Rechts. |
| Aussehen & Größe | Hintergrund, Innenabstand oben/unten/links/rechts (mm), Höhe (mm), Rahmenstärke, Rahmenfarbe. |
| Bedingungen | Sichtbar auf Seite (Alle, Nur 1. Seite, Ab 2. Seite) und Nur anzeigen wenn (eine Bedingung, für Fortgeschrittene). |
„Kein Platz wenn leer“ ist praktisch für Zeilen wie den Namenszusatz: Ist der Platzhalter leer, rückt der Rest nach oben.
Abstand zum Inhalt, Ort und Datum
Der Inhalt beginnt direkt unter dem Kopfbereich. TCMSOFT lässt davor keinen festen Platz frei, damit die Ausdrucke auch auf DIN A6 passen. Die Abstände innerhalb des Inhalts richten sich nach der Standardschriftgröße: Kleine Schrift ergibt kleine Abstände.
- Mehr Platz unter dem Kopf: Geben Sie dem untersten Element im Kopfbereich unter Aussehen & Größe einen Innenabstand unten, zum Beispiel 5 mm. Prüfen Sie das Ergebnis mit der Druckvorschau.
- Ort und Datum: Druckt der Kopf-, Fuss- oder Hintergrund das Datum des Eintrags (Platzhalter Akte Datum, so in allen Vorlagen), steht „Ort, den …“ auf AU, Attest und Überweisung nicht noch einmal. Fehlt der Platzhalter, druckt TCMSOFT „Ort, den …“ am Ende des Inhalts.
- Die Mahnung und das Schreiben an den Anwalt behalten ihre feste Aufteilung mit eigenem Datum.
Platzhalter
Platzhalter setzen beim Druck die echten Daten ein. Tippen Sie im Feld Text ein @, erscheint die Liste; wählen Sie den gewünschten Eintrag aus. Verfügbar sind:
| Gruppe | Beispiele |
|---|---|
| Betriebsstätte | Name, Namenszusatz, Bsnr, Steuernummer, Anschrift, Telefon, Fax, Email, Webseite, Adresszeile |
| Leistungserbringer | Name, Titel, Vorname, Nachname, LANR, Kürzel, Initialien |
| Patient | Voller Name, Anrede, Anredeformel, Adresse, Geburtsdatum, Anschrift (mehrzeilig oder einzeilig), Kontaktliste |
| Akte | Akte Datum, Dokumentation Typ |
| Rechnung | Datum, Rechnungsnummer, Adresse, Aktenzeichen, Summen, Noch offen, Mahnungen fällig/versandt, Mahngebühr, Storno, Versäumter Termin (Ausfallrechnung), IBAN, BIC, Bank, Kontoinhaber |
| Seite | Aktuelle Seitenzahl, Seitenanzahl |
Setzen Sie Rechnungs-Platzhalter nur in Layouts, die Sie für Rechnungen, Stornos und Mahnungen verwenden.
Bildvariablen: Praxislogo und Patienten-Code
Ein Bild zeigt entweder ein fest hochgeladenes Bild (Bild-Upload, z. B. eine Unterschrift) oder eine Bildvariable. Tippen Sie im Feld Bildvariable ein @ und wählen Sie:
- Betriebsstätte Logo – das Logo aus Betriebsstätte. Ohne Logo bleibt die Stelle leer.
- Patienten-Code (QR für TCMSOFT Companion) – ein QR-Code für den Patienten. Mit der Companion-App scannt das Praxisteam ihn und ordnet Fotos und Scans direkt diesem Patienten zu (siehe Mobilgeräte). Auf Rechnungen und Mahnungen bleibt die Stelle leer.
Hinweis: Ein Bild braucht eine Spalte mit fester Breite. In einer Auto-Spalte lässt sich das Layout nicht drucken. Für den Patienten-Code empfiehlt das Programm 25 bis 30 mm (mindestens 20 mm), damit das Handy ihn sicher liest.
Vorlage laden
Vorlage laden öffnet das Fenster Vorlage wählen mit fertigen Layouts von TCMSOFT, jeweils mit Name und Beschreibung, dazu ein Vorschaubild, falls es eines gibt (sonst steht dort „Für diese Vorlage gibt es noch kein Vorschaubild.“). Wählen Sie eine Vorlage und klicken Sie auf Ok.
- Die Vorlagen gibt es je Verwendung, der Name sagt wofür: Akte (Akteneinträge und Briefe, mit Patientendaten und Datum des Eintrags), Rechnung und Mahnung (mit Anschriftfeld, Rechnungsdatum und Bankverbindung im Fuß) und Vertrag (nur Praxisdaten). Nehmen Sie die passende Vorlage: Ein Vertrag lässt sich mit einer Akte-Vorlage nicht drucken, und eine Vertragsvorlage druckt auf Rechnungen keine Anschrift.
- Übernommen werden Kopfbereich, Fussbereich und Hintergrund. Name und Seiteneinstellungen bleiben.
- Was vorher in diesen drei Bereichen stand, wird ersetzt.
- Gespeichert ist die Vorlage erst nach Speichern. Wer das Layout doch nicht will, verlässt die Seite ohne Speichern.
- Die Liste kommt aus dem Internet; ohne Internetverbindung lässt sie sich nicht laden.
Druckvorschau
Druckvorschau zeigt das Layout mit den Daten Ihrer Betriebsstätte, dem Standardarzt und einem erfundenen Beispielpatienten auf zwei Seiten. Die Mitte ist als Platzhalterfläche markiert. So prüfen Sie auch Elemente mit „Nur 1. Seite“ oder „Ab 2. Seite“. Der Patienten-Code ist in der Vorschau ein Beispielcode.
Tipps und typische Fragen
Meldung „Das Drucklayout … wurde nicht gefunden“ beim Drucken. Die Vorlage zeigt auf ein gelöschtes Layout. Wählen Sie in der genannten Vorlage (z. B. Rechnungsvorlage, Dokumentationstyp) ein vorhandenes Layout aus.
Achtung: Beim Löschen prüft TCMSOFT nicht, ob das Layout noch als Druckvorlage ausgewählt ist. Prüfen Sie das vorher in der Rechnungsvorlage, in Dokumentationstypen, Verträgen und beim Terminzettel.
Ein Layout für Druck, eines für E-Mail? Legen Sie mit Duplizieren eine Kopie ohne Briefpapier-Hintergrund an und wählen Sie sie dort aus, wo es eine eigene Vorlage für den E-Mail-Versand gibt: bei den Dokumentationstypen unter Gewählte Vorlage für Emailversand, beim Terminzettel der Betriebsstätte unter Vorlage für E-Mail.
Die Schrift sieht anders aus als erwartet. Der Hinweis unter Standardschriftart bzw. Schriftart zeigt, mit welcher Ersatzschrift gedruckt wird, wenn Ihre Schrift nicht installiert ist.
Der Fuß soll erst ab Seite 2 eine Seitenzahl zeigen. Setzen Sie beim Element Sichtbar auf Seite auf Ab 2. Seite.