Ersteinrichtung

Diese Seite beschreibt den ersten Start von TCMSOFT: das erste Konto anlegen, die Musterdaten durch die eigenen Praxisdaten ersetzen und die Stammdaten in einer sinnvollen Reihenfolge einrichten. Wer vom bisherigen TCMSOFT kommt, findet unten den Abschnitt zur Datenübernahme.

Was TCMSOFT beim ersten Start mitbringt

Bei einer neuen Installation richtet sich TCMSOFT beim ersten Start selbst ein. Danach sind bereits vorhanden:

der GOÄ-Ziffernkatalog und der ICD-Diagnosenkatalog
Krankenkassen und Vertragsarten (unter anderem „Privat“)
ein Behandlungsvertrag, eine Rechnungsvorlage und die Standard-Dokumentationstypen
eine Termingruppe „Standard“ (Montag bis Freitag, 7:00 bis 18:00 Uhr)
ein leeres E-Mail-Konto mit der Bezeichnung „Email“

Außerdem legt TCMSOFT Platzhalter an, die Sie ersetzen müssen:

Wo	Platzhalter
Stammdaten › Betriebsstätte	„Praxis Dr. Muster“, Musterstr. 11, 12345 Musterhausen
Stammdaten › Leistungserbringer	Dr. Hans Muster, Kürzel „HMuster“

Achtung: Die Drucklayouts übernehmen Name und Anschrift der Praxis und des Leistungserbringers aus diesen Stammdaten. Solange die Platzhalter stehen, können sie auf Ausdrucken wie Rechnungen erscheinen. Ersetzen Sie sie vor dem ersten Ausdruck.

Das erste Konto anlegen

Gibt es noch kein Konto, zeigt die Anmeldeseite „Noch kein Konto eingerichtet“.

Klicken Sie auf Zur Ersteinrichtung. Es erscheint „Willkommen!“.
Füllen Sie die Felder aus (siehe Tabelle).
Klicken Sie auf Admin-Account erstellen.
Sie kommen zurück zur Anmeldeseite. Melden Sie sich mit der eben eingegebenen E-Mail-Adresse und dem Passwort an.

Feld	Bedeutung
E-Mail	Pflicht. Damit melden Sie sich künftig an. Muss eine gültige E-Mail-Adresse sein.
Angezeigter Name	Ihr Name im Programm. Ist vorbelegt mit dem Namen des vorhandenen Leistungserbringers.
Passwort	Pflicht, mindestens 8 Zeichen.
Passwort wiederholen	Pflicht, muss mit dem Passwort übereinstimmen.

Das Konto erhält die Rolle „Arzt“ mit vollem Zugriff. TCMSOFT verknüpft es mit dem vorhandenen Leistungserbringer unter Stammdaten › Leistungserbringer. Bei einer neuen Installation ist das der Platzhalter „Dr. Hans Muster“. Tragen Sie dort nach der Anmeldung Ihren eigenen Namen ein. Bei einer bestehenden Installation bleiben alle Daten unverändert.

Weitere Konten legen Sie später unter Stammdaten › Leistungserbringer (Ärzte) bzw. Stammdaten › MFA-Benutzer (ab TCMSOFTpro) an.

Wechsel vom bisherigen TCMSOFT: Datenübernahme

Die Übernahme der Daten aus dem bisherigen TCMSOFT führt der TCMSOFT-Support durch. Für Sie gilt:

Während der Übernahme ist die Ersteinrichtung gesperrt. Die Anmeldeseite erklärt das. Warten Sie, bis die Übernahme fertig ist.
Danach melden Sie sich mit Ihrem bisherigen Kürzel bzw. Benutzernamen und Ihrem bisherigen Passwort an. Die Konten der Ärzte und Mitarbeiter entstehen bei der Übernahme. Fehlt ein Konto, legt es der Support unter Stammdaten › Leistungserbringer an.
Ist die Übernahme fertig, meldet die Glocke „Datenübernahme abgeschlossen“ mit einer Zusammenfassung. Laden Sie dann an allen Arbeitsplätzen die Seite neu (Taste F5).
Meldet die Glocke „Datenübernahme fehlgeschlagen“, sind die übernommenen Daten unvollständig. Der Support startet die Übernahme erneut.

Achtung: Eine Übernahme leert TCMSOFT vorher vollständig. Erfassen Sie vor der Übernahme keine Daten, die Sie behalten möchten.

Für die Übernahme meldet sich der Support aus der Ferne an. Unter Stammdaten › Betriebsstätte steht in der Karte Support, ob dieser Zugriff freigeschaltet ist. Sperren Sie ihn mit Supportzugriff sperren, sobald der Support fertig ist.

Checkliste: Stammdaten in dieser Reihenfolge einrichten

Gehen Sie die Punkte von oben nach unten durch. Was Sie nicht brauchen, überspringen Sie.

Praxis

Betriebsstätte: Praxisname, Adresse, Kontakt, Steuernummer, Logo.
Leistungserbringer: Platzhalter „Dr. Hans Muster“ durch den eigenen Namen, Kürzel und LANR ersetzen; weitere Ärzte ab TCMSOFTpro.
E-Mail-Konten: Zugangsdaten für den Versand von Rechnungen, Briefen und Terminzetteln.
Drucker und Drucklayouts: Zum Drucken braucht TCMSOFT einen Print Agent. Am zuverlässigsten druckt er an den Arbeitsplätzen: Klicken Sie an einem Rechner mit Drucker unter Stammdaten › Drucker auf Print Agent herunterladen, installieren Sie das Setup (Windows) bzw. die DMG (Mac) und koppeln Sie ihn mit Arbeitsplatz koppeln und dem angezeigten Code – Schritt für Schritt unter Drucken am Arbeitsplatz einrichten. Einen Print Agent auf dem TCMSOFT-Server erkennt TCMSOFT von selbst. Ohne Print Agent können Sie Dokumente nur mit Als PDF laden speichern - bei mehreren Dokumenten heißt der Knopf z. B. 3 PDF-Dokumente als ZIP laden. In den Drucklayouts legen Sie danach Briefkopf und Aussehen der Ausdrucke fest.
MFA-Benutzer und Rollen (ab TCMSOFTpro): Konten für das Praxisteam.

Abrechnung

Rechnungsvorlage: Nummernkreis, Texte, Bankverbindung, Mahnstufen.
Vertragsarten: Standard-Steigerungsfaktoren prüfen.
Verträge: Behandlungsvertrag anpassen.
Ziffern und Ziffernketten: eigene Ziffern und häufig gemeinsam abgerechnete Leistungen.
PAD-Abrechnungsstellen: nur wenn Sie über eine Verrechnungsstelle abrechnen.

Termine

Termingruppen: Arbeitszeiten der Gruppe „Standard“ anpassen.
Terminvorlagen, Terminkategorien, Terminstatus, Feiertage.
Räume (ab TCMSOFTpro): für das virtuelle Wartezimmer.

Dokumentation

Dokumentationstypen und Dokumentationsvorlagen.
Textbausteine und Briefbausteine.
Chin. Rezeptsignaturen und Chin. Rezept Favoriten.

Sicherheit und Geräte

Backup und Automatisch speichern. Auf der Backup-Seite sehen Sie auch die Programmversion, siehe Programm-Updates.
Mobilgeräte (ab TCMSOFTsingle Unlimited).
Agenten und GDT-Geräte, Labore, DICOM (ab TCMSOFTpro).

Zum Schluss legen Sie Kontakte wie Hausärzte, Kliniken und Apotheken im Adressbuch an.

Tipps und typische Fragen

Die Ersteinrichtung meldet „Es ist kein Leistungserbringer vorhanden“. Legen Sie zunächst unter Stammdaten › Leistungserbringer einen Leistungserbringer an und laden Sie die Seite neu.

Die Seite zeigt „System bereits eingerichtet“. Es gibt schon ein Konto. Klicken Sie auf Zum Login und melden Sie sich an.

Die Seite zeigt „Ersteinrichtung gerade nicht möglich“. Der Support übernimmt gerade Daten oder hat sie bereits übernommen. Melden Sie sich mit Ihrem bisherigen Kürzel bzw. Benutzernamen und Passwort an.