Abrechnungsfälle

Menü: Patienten › Patient doppelklicken (Akte) › Eintrag Abrechnungsfall (Kürzel AF)

Ein Abrechnungsfall sammelt die Leistungen und Diagnosen eines Patienten, bis Sie daraus eine Rechnung erstellen. Er ist ein Eintrag in der Akte wie eine Dokumentation, nur mit Ziffern statt Text. Aus jedem Fall wird genau eine Rechnung.

Wo finde ich die Abrechnungsfälle?

In der Akte steht jeder Fall als Eintrag mit dem Kürzel AF, z. B. „Abrechnungsfall; Status: Offen; Summe: 86,42 €“. Klappen Sie die Zeile auf, sehen Sie Diagnosen und Leistungen nach Tagen geordnet. Ein Doppelklick öffnet den Fall.
Links in der Akte, im Reiter mit den Patienteninfos, steht unter Abrechnungsfall ein Knopf mit dem Stand der offenen Fälle: „Kein offener Fall“, „Offener Fall 86,42 €“ oder bei mehreren „2 offene Fälle …“. Ein Klick zeigt jeden offenen Fall mit Datum, Leistungserbringer, Summe und Inhalt. Mit Fall öffnen springen Sie hinein.
Auf der Seite Abrechnung stehen rechts alle Fälle, aus denen noch keine Rechnung erstellt wurde, mit Datum, Patient und Summe. Das Personen-Symbol öffnet die Akte, das Häkchen erstellt die Rechnung.

Wie entsteht ein Abrechnungsfall?

Automatisch beim Buchen in der Akte

Meist legen Sie keinen Fall von Hand an. Sobald Sie in der Akte eine Ziffer, Ziffernkette oder Diagnose buchen, sucht TCMSOFT den offenen Fall des Patienten und fügt sie dort ein. Das gilt für

einen Doppelklick im Reiter Ziffernkatalog (rechts, Symbol #),
einen Doppelklick im Reiter Diagnosenkatalog (rechts, Stethoskop-Symbol),
das Plus-Symbol „Dauerdiagnose zu Abrechnungsfall hinzufügen“ im Reiter Dauerdiagnosen (links),
die Übernahme von Laborziffern aus einem Laborbefund (ab TCMSOFTpro, siehe unten).

Gibt es keinen offenen Fall, legt TCMSOFT einen neuen an. Eine kurze Meldung bestätigt jede Buchung, z. B. „Ziffer(n) 1, 5 wurden hinzugefügt.“ Ziffern, die nicht zur Rechnungsvorlage des Falls passen, bucht TCMSOFT nicht; die Meldung „Nicht alle Ziffern übernommen“ bzw. „Nicht hinzugefügt“ nennt sie mit dem Grund (siehe unten).

Diagnosen aus einem früheren Fall übernehmen

Hat der Patient keinen offenen Fall, aber einen früheren Fall mit Diagnosen, erscheint beim Buchen aus der Akte das Fenster Abrechnungsfall wählen.

Wählen Sie den früheren Fall aus der Liste aus. Aufklappen zeigt seinen Inhalt.
Klicken Sie auf Ok oder doppelklicken Sie den Fall. Der neue Fall übernimmt alle Diagnosen des früheren – mit ihrem ursprünglichen Datum. Leistungen werden nicht übernommen.
Klicken Sie stattdessen auf Abbrechen, entsteht ein leerer neuer Fall.

Danach wird die gebuchte Ziffer oder Diagnose in den neuen Fall eingetragen.

Von Hand über „Neu“

Rechts in der Akte, im Reiter Akteinträge erstellen, klicken Sie auf Abrechnungsfall. TCMSOFT öffnet einen neuen, leeren Fall – auch dann, wenn schon ein offener Fall besteht. So legen Sie bewusst einen zweiten Fall an, zum Beispiel für eine getrennte Rechnung.

Was der neue Fall mitbringt

Angabe	Herkunft
Datum	Heute
Leistungserbringer	Der angemeldete Arzt, wenn er Leistungserbringer ist; sonst der Standard-Leistungserbringer der Betriebsstätte
Rechnungsvorlage	Die Rechnungsvorlage der Praxis
Vertragsart	Aus den Patientendaten, Reiter Abrechnung
Krankenkasse, Versicherungsnummer, Mahnkennzeichen	Aus den Patientendaten, Reiter Abrechnung. Sie werden im Fall nicht angezeigt, gehen aber in die Rechnung

Hinweis: Das sind Momentaufnahmen. Ändern Sie später Vertragsart oder Versicherungsdaten beim Patienten, gilt das für neue Fälle. Ein schon offener Fall behält seine Werte. Nur das Mahnkennzeichen können Sie beim Umstellen auf offene Fälle übertragen lassen – TCMSOFT fragt danach.

Die Seite des Abrechnungsfalls

Oben steht der Name des Patienten. Die Seite hat zwei Reiter:

Diagnosen: links die Diagnosen des Falls, rechts der Diagnosenkatalog.
Leistungen: links die Leistungen nach Tagen, rechts der Ziffernkatalog mit den Ziffernketten.

Wie Sie Leistungen und Diagnosen erfassen, steht unter Leistungen und Diagnosen.

Schaltflächen oben

Schaltfläche	Wirkung
Speichern	Speichert den Fall und kehrt zur vorigen Seite zurück
Löschen	Löscht den Fall nach Rückfrage
Information	Öffnet die Angaben zum Fall (Tabelle unten)
Rechnung …	Nur bei abgerechneten Fällen: öffnet die Rechnung, die aus dem Fall entstanden ist (nach Storno die gültige Korrekturrechnung)
Versionen	Zeigt, wann wer was am Fall geändert hat (nur zum Nachlesen)
Nicht abrechnen	Schließt den Fall ohne Rechnung
Rechnung erstellen	Erstellt die Rechnung und schließt den Fall – siehe Rechnung erstellen
Offene Abrechnungsfälle zusammenfassen	Holt alle anderen offenen Fälle des Patienten in diesen Fall

Versionen, Nicht abrechnen, Rechnung erstellen und Zusammenfassen erscheinen nur, solange der Fall offen ist. Ein offener Fall sichert sich beim Bearbeiten automatisch, beim Verlassen der Seite und bei einem Verbindungsabbruch (siehe Autom. Speichern); Zurück speichert, was sich geändert hat. Ein neuer Fall, in den Sie nichts eingetragen haben, wird dabei nicht angelegt.

Angaben unter „Information“

Feld	Bedeutung
Datum	Datum des Falls. Danach steht er in der Akte und in der Liste auf der Seite Abrechnung. Das Datum der einzelnen Leistungen ist davon unabhängig
Leistungserbringer	Wer die Rechnung stellt. Er steht auf der Rechnung und ist Vorgabe für Leistungen, die Sie auf dieser Seite buchen
Vertragsart	Bestimmt den vorgeschlagenen Faktor für jede neu gebuchte Ziffer. Ohne Vertragsart lassen sich keine Gebührenziffern buchen
Status	Nur Anzeige: Offen, Abgerechnet oder Nicht abrechnen
Rechnungsvorlage	Nur bei einem Fall, der noch an einer früheren Vorlage hängt: hier stellen Sie auf die Rechnungsvorlage der Praxis um. Neue Fälle bekommen immer diese. Die Rechnung übernimmt aus ihr Nummernkreis, Texte, Druck und Mahnstufen
Notiz	Freie Notiz für die Praxis. Sie erscheint nicht auf der Rechnung

Hinweis: Eine geänderte Vertragsart wirkt nur auf Ziffern, die Sie danach buchen. Schon erfasste Leistungen behalten ihren Faktor. Passen Sie ihn bei Bedarf je Leistung an.

Hinweis: In einen Fall kommen nur Ziffern, deren Gebührenordnung zur Rechnungsvorlage passt. Rechnet die Vorlage nach GOÄ ab, übernimmt TCMSOFT z. B. UV-GOÄ-Ziffern nicht; die übrigen Ziffern einer Kette werden gebucht, und die Meldung „Nicht alle Ziffern übernommen“ nennt die übergangenen mit dem Grund. Passt keine Ziffer, heißt die Meldung „Nicht hinzugefügt“. GebüH-Ziffern weist TCMSOFT in einem GOÄ-Fall ganz zurück – sie gehören auf eine eigene Rechnung. Umgekehrt kommen GOÄ-Gebühren mit Steigerungsfaktor nie in einen Fall mit einer GebüH-Rechnungsvorlage.

Status eines Abrechnungsfalls

Status	Bedeutung	Bearbeiten
Offen	Der Fall sammelt Leistungen und Diagnosen	Ja
Abgerechnet	Die Rechnung ist erstellt	Nein, nur ansehen
Nicht abrechnen	Der Fall wurde ohne Rechnung geschlossen, z. B. für eine Gefälligkeitsleistung	Nein, nur ansehen

Ein geschlossener Fall zeigt Diagnosen und Leistungen weiter an. Doppelklick und Löschen einzelner Zeilen sind gesperrt. Im Reiter Leistungen steht rechts statt des Ziffernkatalogs der Hinweis „Leistungen sind gesperrt“.

Mehrere offene Fälle

Ein Patient kann mehrere offene Fälle haben, z. B. weil zwei Ärzte getrennt abrechnen. Der Knopf links in der Akte zeigt dann „2 offene Fälle …“, damit keiner übersehen wird.

Buchen in der Akte (Ziffernkatalog, Diagnosenkatalog, Dauerdiagnosen) landet immer im ältesten offenen Fall, gemessen am Datum unter Information.
Buchen im Fall selbst landet genau in diesem Fall. Um gezielt in einen bestimmten Fall zu buchen, öffnen Sie ihn (z. B. über Fall öffnen) und buchen dort.

Fälle zusammenfassen

Öffnen Sie den Fall, der übrig bleiben soll.
Klicken Sie auf Offene Abrechnungsfälle zusammenfassen und bestätigen Sie die Rückfrage.
TCMSOFT holt Diagnosen und Leistungen aller anderen offenen Fälle des Patienten in diesen Fall und löscht die übrigen Fälle. Abgerechnete Fälle und Fälle mit „Nicht abrechnen“ bleiben unberührt.
Prüfen Sie danach alle Diagnosen und Leistungen, besonders doppelte Diagnosen.

Einen Fall abschließen

Mit Rechnung: Rechnung erstellen. Der Fall wird „Abgerechnet“. Fälle ohne Leistungen lassen sich abrechnen, TCMSOFT warnt aber vor einer Rechnung über 0,00 €.
Ohne Rechnung: Nicht abrechnen. TCMSOFT setzt den Status sofort und kehrt zur vorigen Seite zurück – ohne Rückfrage.

Einen geschlossenen Fall wieder öffnen

Einen Knopf zum Wiedereröffnen gibt es nicht. Je nach Lage:

Die Rechnung ist falsch: Korrigieren Sie die Rechnung, nicht den Fall. Vor dem ersten Druck ändern Sie sie direkt, danach über Storno und Korrekturrechnung – siehe Storno und Korrektur.
Ein Fall mit „Nicht abrechnen“ soll doch abgerechnet werden: Klicken Sie in der Akte in der Zeile des Falls auf das Symbol zum Duplizieren (zwei Pfeile). TCMSOFT legt eine Kopie mit dem Status „Offen“ an und öffnet sie. Die Kopie enthält alle Diagnosen und Leistungen mit ihrem ursprünglichen Datum.

Einen abgerechneten Fall kann TCMSOFT nicht duplizieren: Die Kopie enthielte dieselben Leistungen noch einmal, daraus würde eine zweite Rechnung. Ist die Rechnung falsch, stornieren Sie sie und erstellen Sie eine Korrekturrechnung – siehe Storno, Korrektur, Ausfall.

Einen Fall löschen

Öffnen Sie den Fall und klicken Sie oben auf Löschen.
Bestätigen Sie die Rückfrage „Möchten Sie den Datensatz wirklich löschen?“ mit Löschen.

Ein abgerechneter Fall gehört zu einer Rechnung und bleibt dauerhaft in der Akte – auch nach einem Storno der Rechnung, denn die stornierte Rechnung verweist weiter auf ihn. Klicken Sie bei einem solchen Fall auf Löschen, meldet TCMSOFT „Löschen nicht möglich“, ohne vorher nachzufragen. Das gilt auch für einen Fall, der noch auf „Offen“ steht, zu dem es aber schon eine Rechnung gibt. Offene Fälle ohne Rechnung und Fälle mit „Nicht abrechnen“ lassen sich löschen – löschen Sie aber nur Fälle, die versehentlich entstanden sind.

Laborziffern übernehmen (ab TCMSOFTpro)

Aus einem Laborbefund übernehmen Sie die Ziffern der Laborgemeinschaft („PKV LG“) mit der Schaltfläche „… Ziffer(n) in den Abrechnungsfall übernehmen“ in den offenen Fall des Patienten. Gibt es keinen, legt TCMSOFT einen an.

Leistungsdatum ist der Materialeingang im Labor (sonst das Berichtsdatum).
Der Faktor kommt aus der Vertragsart, die Anzahl aus dem Befund.
Übersteigen mit H1 bis H4 gekennzeichnete Ziffern den GOÄ-Höchstwert, bucht TCMSOFT stattdessen die Höchstwertziffer.
Ziffern, die nicht im Ziffernkatalog stehen, werden genannt und nicht übernommen.
Der offene Fall muss nach GOÄ abrechnen und eine Vertragsart haben.

Einzelheiten stehen unter Laborbefunde.

Tipps und typische Fragen

Beim Buchen erscheint „Die Rechnungsvorlage der Praxis fehlt.“ Starten Sie TCMSOFT neu – beim Start legt TCMSOFT die Vorlage an. Hilft das nicht, wenden Sie sich an den Support.
Beim Buchen erscheint „Es wurde keine Vertragsart beim Patienten angegeben.“ Dem Fall fehlt die Vertragsart. Tragen Sie sie beim Patienten im Reiter Abrechnung ein und – falls der Fall schon existiert – im Fall unter Information.
Beim Buchen aus der Akte erscheint „Es wurde kein gültiger Leistungserbringer angegeben.“ Dem Patienten ist kein Leistungserbringer zugeordnet. Tragen Sie ihn in den Patientendaten ein oder wählen Sie ihn im Ziffernkatalog über das Zahnrad.
Im Fenster „Abrechnungsfall wählen“ passiert bei Ok nichts Sinnvolles. Markieren Sie zuerst einen Fall in der Liste. Ohne Auswahl meldet TCMSOFT „Keine Akte ausgewählt.“
Ein Fall mit „Nicht abrechnen“ steht noch auf der Seite Abrechnung. Die rechte Liste zeigt alle Fälle ohne Rechnung. Das Häkchen lehnt einen solchen Fall mit einer Meldung ab.
Beim Rechnung erstellen meldet TCMSOFT, der Fall sei „inzwischen an einem anderen Arbeitsplatz abgeschlossen“. Ein Kollege hat den Fall bereits abgerechnet. Ihre letzten Änderungen am Fall wurden nicht übernommen. Die Rechnung finden Sie auf der Seite Abrechnung in der Rechnungsliste.