Abrechnung im Überblick

Menü: Akte des Patienten (Abrechnungsfall) und Abrechnung (Rechnungsliste)

Dieses Kapitel zeigt den ganzen Weg von der Behandlung bis zum Zahlungseingang. In TCMSOFT sammeln Sie alle Leistungen und Diagnosen zuerst in einem Abrechnungsfall in der Akte. Aus dem Fall wird mit einem Klick die Rechnung. Um Zahlungen, Mahnungen und Stornos kümmern Sie sich danach auf der Seite Abrechnung.

Der Weg in acht Schritten

Schritt	Was passiert	Wo	Ausführlich
1. Behandlung	Der Patient war da, Leistungen sind zu berechnen	Kalender, Akte	Terminkalender
2. Abrechnungsfall	Der Fall entsteht mit der ersten gebuchten Ziffer oder Diagnose von selbst	Akte	Abrechnungsfälle
3. Leistungen und Diagnosen	Ziffern, Ziffernketten und Diagnosen erfassen, Faktor und Begründung prüfen	Akte › Abrechnungsfall	Leistungen und Diagnosen
4. Rechnung erstellen	Aus dem Fall wird eine Rechnung, der Fall ist danach abgeschlossen	Abrechnungsfall oder Seite Abrechnung	Rechnung erstellen
5. Stellen	Drucken (oder als PDF laden) macht die Rechnung „gestellt“	Druckfenster	Rechnung bearbeiten
6. Übergabe an die PAD-Abrechnungsstelle	Nur, wenn eine Abrechnungsstelle für Sie einzieht	Seite Abrechnung	PAD-Versand
7. Zahlung und Mahnung	Zahlungen buchen, fällige Mahnungen drucken	Seite Abrechnung	Zahlungen und Mahnungen
8. Storno und Korrektur	Eine falsche, schon gestellte Rechnung stornieren und neu stellen	Rechnung	Storno und Korrektur

1. Behandlung: nichts vergessen

Im Kalender zeigt die Schaltfläche Ohne Leistung oben die vergangenen Termine im gezeigten Zeitraum, an deren Tag für den Patienten noch keine Leistung erfasst ist. Ein Klick auf einen Eintrag öffnet die Akte des Patienten. Termine ohne zu berechnende Leistung dürfen so bleiben.

2. Der Abrechnungsfall sammelt

Ein Abrechnungsfall ist die „Sammelmappe“ für eine spätere Rechnung. Er steht als Eintrag mit dem Kürzel AF in der Akte. Sie müssen ihn meist nicht selbst anlegen: Sobald Sie in der Akte eine Ziffer oder Diagnose buchen, legt TCMSOFT einen offenen Fall an oder nutzt den vorhandenen. Beim Anlegen übernimmt der Fall

die Vertragsart, die Krankenkasse, die Versicherungsnummer und das Mahnkennzeichen des Patienten,
den Leistungserbringer (der angemeldete Arzt, sonst der Standard-Leistungserbringer der Betriebsstätte) und
die Rechnungsvorlage der Praxis.

Wie lange ein Fall sammelt – eine Sitzung, eine Behandlungsserie, einen Monat –, bestimmt die Praxis. Einen festen Zeitraum gibt es nicht. Der Fall bleibt offen, bis Sie die Rechnung erstellen.

3. Leistungen und Diagnosen erfassen

Ziffern und Ziffernketten buchen Sie per Doppelklick aus dem Ziffernkatalog, Diagnosen aus dem Diagnosenkatalog oder den Dauerdiagnosen. Bei Gebühren schlägt TCMSOFT den Faktor nach der Vertragsart vor. Liegt er über dem Schwellenwert, tragen Sie eine Begründung ein. Auslagen, Wegegeld, Reisekosten und andere feste Beträge werden nicht gesteigert; bei Wegegeld und Reisekosten fragt TCMSOFT Entfernung und Fahrt beim Buchen ab.

Hinweis: TCMSOFT prüft keine GOÄ-Abrechnungsregeln wie Ausschlüsse, Höchstzahlen oder den Schwellenwert. Die fachliche Prüfung vor dem Erstellen der Rechnung liegt bei Ihnen.

4. Rechnung erstellen

Im offenen Abrechnungsfall klicken Sie oben auf Rechnung erstellen. Alternativ nutzen Sie auf der Seite Abrechnung die rechte Liste der noch nicht abgerechneten Fälle. Das Fenster Rechnung erstellen zeigt Patient, Anzahl der Leistungen und Summe und fragt, ob sofort gedruckt und die Rechnung danach geöffnet werden soll.

Die Rechnung übernimmt alle Diagnosen und Leistungen, den Leistungserbringer, die Rechnungsvorlage, Krankenkasse, Versicherungsnummer und Mahnkennzeichen aus dem Fall. Die Anschrift kommt aus den aktuellen Patientendaten. Die Rechnung bekommt sofort ihre Rechnungsnummer und hat den Status „In Bearbeitung“.

Der Abrechnungsfall steht danach auf „Abgerechnet“ und lässt sich nicht mehr bearbeiten. Oben im Fall führt die Schaltfläche Rechnung mit der Nummer direkt zur Rechnung. Zu einem Fall gibt es immer nur eine Rechnung.

5. Rechnung stellen

Bis zum ersten Druck können Sie die Rechnung noch ändern. Erst wenn Sie im Druckfenster Drucken oder Als PDF laden wählen, gilt sie als gestellt: Das Rechnungsdatum wird gesetzt, der Status wechselt auf „Noch offen“ und die Mahnfrist beginnt. Danach sind Inhalt und Anschrift gesperrt.

6. PAD-Abrechnungsstelle

Zieht eine Abrechnungsstelle Ihre Forderungen ein, markieren Sie die Rechnungen in der Liste auf der Seite Abrechnung und übergeben sie mit PVS Export. Welche Abrechnungsstelle es ist, legen Sie unter Stammdaten › PAD-Abrechnungsstellen fest.

7. Zahlung und Mahnung

Zahlung: Zahlungen erfassen Sie in der Rechnung bzw. in der Rechnungsliste. Ist der offene Betrag 0,00 €, geht die Rechnung ins Archiv. Bei zu viel Gezahltem steht sie auf „Gutschrift“.
Mahnung: Beim Öffnen der Seite Abrechnung prüft TCMSOFT die Fristen und setzt fällige Rechnungen auf „Mahnung 1“ bis „Mahnung 4“. Fristen, Mahntexte und die Stufe 4 (Übergabe an einen Anwalt) stehen in der Rechnungsvorlage. Das Mahnkennzeichen des Patienten („Mahnen“, „Nicht Mahnen“, „Kein GMV“) bestimmt, ob und wie weit gemahnt wird.

8. Storno und Korrektur

Eine gestellte Rechnung ändern Sie nicht mehr direkt. Sie wird storniert und bei Bedarf durch eine Korrekturrechnung ersetzt. Die Korrektur ist eine Kopie der stornierten Rechnung ohne Zahlungen, die Sie vor dem Druck anpassen. Wird eine Rechnung storniert, bevor sie je gedruckt wurde, entsteht keine Stornorechnung.

Der Abrechnungsfall bleibt dabei „Abgerechnet“. Die Schaltfläche Rechnung im Fall zeigt danach auf die gültige Rechnung.

Wer macht was?

Leistungen und Diagnosen buchen Arzt und MFA in der Akte des Patienten.
Die Seite Abrechnung sehen nur Benutzer mit dem Recht Abrechnung. Rechte verteilen Sie über die Rollen (ab TCMSOFTpro, siehe Benutzer und Rollen).

Vorher einrichten

Damit der Weg ohne Rückfragen funktioniert, prüfen Sie einmalig:

Stammdaten › Rechnungsvorlage: Nummernkreis, Texte, Mahnstufen – siehe Rechnungsvorlage.
Stammdaten › Leistungserbringer: Name, Titel und Abrechnungsangaben der Ärzte – siehe Leistungserbringer.
Stammdaten › Vertragsarten: Faktoren je Vertragsart – siehe Vertragsarten.
Stammdaten › Ziffern und Ziffernketten: Katalog, Beträge, eigene Ziffern und Ketten – siehe Ziffern und Ziffernketten.
Patient › Abrechnung: Jeder Patient braucht eine Vertragsart. Sonst kann TCMSOFT keinen Faktor ermitteln und keine Gebührenziffer buchen – siehe Patientendaten.

Sonderfall Ausfallrechnung

Für einen versäumten Termin gibt es die Ausfallrechnung. Sie entsteht ohne Abrechnungsfall über das Menü oben in der Akte oder auf der Seite Abrechnung und enthält nur eine Position mit dem Ausfallhonorar. Einzelheiten stehen unter Storno und Korrektur.

Tipps und typische Fragen

Kann ich eine Rechnung ohne Abrechnungsfall schreiben? Nein, mit Ausnahme der Ausfallrechnung. Jede Rechnung entsteht aus einem Abrechnungsfall.
Ich habe mich im Fall vertan, die Rechnung ist aber schon erstellt. Ist sie noch nicht gedruckt, ändern Sie die Rechnung selbst. Ist sie gestellt: stornieren und eine Korrekturrechnung erstellen.
Wo sehe ich, was noch abzurechnen ist? Auf der Seite Abrechnung in der rechten Liste und in der Akte des Patienten unter Abrechnungsfall (Knopf mit der Summe der offenen Fälle).
Muss ich den Fall speichern? Der Fall speichert sich beim Bearbeiten automatisch und beim Verlassen mit Zurück. Speichern oben geht ebenfalls.